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英語でビジネス・メールを書くには? 書けないと意味がないビジネス英語

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ネットの普及、ツールの多様化、アプリの発展によって、国内だけでなく、海外とのやりとりも日々簡単になってきています。テレビ電話を使えば会議もできる今、海外の取引相手と実際に会う必要も減っているかと思います。

しかし、避けては通れないのが、時間の問題です。時差もある限られた時間のなかで、膨大な情報をすべて口頭で伝えるには無理があります。そこで重要なのがメールです。

メールの利点を見つめ直そう

メールの利点は、やはり記録に残ることです。通話の録音やテレビ会議の録画は少ない一方、メールなら大量の情報を送れるだけでなく、消去しないかぎりはパソコンに記憶されます。

ミスコミュニケーションが起きても、どこでいつ行き違いが起きたのか、どちらに不手際があったのかすぐ確認できます。記録されない会話よりもリスクが少ないのです。したがって、メールは相手に伝わることは勿論、あとで読み返しても分かる文章にしておく必要があります。

英文メールを書くときに意識すべきこと

英語のビジネス・メールと聞けば、日本のビジネス敬語のような難しいイメージを抱くかもしれません。しかし、英文の基本はどれも同じです。序文・本文・結論を意識してエッセイを書くように、趣旨や目的をはっきりさせ、センテンスの主語を明確にし、代名詞が何を指すのか分かるように書けば、通用するメールになります。

あとは“言わなくても分かるでしょ”という姿勢で情報を出し惜しみするのではなく、誰が読んでも分かるストレートでオープンな文章を心がけることです。

また、伝えることが多いときは要点だけを簡潔に書いて、残りは添付ファイルにするかテーマ別に分けてメールを送るなど、工夫次第でコミュニケーションは円滑に進みます。

企業の規模によっては、英文事務の定型も決まっているので、英会話が苦手でも文法に自信があれば大丈夫でしょう。ただ注意すべきなのは、英語力のベースが英会話である場合です。メールの文体が過度に口語的でないよう気をつけないといけません。

ミスコミュニケーションにどう対処するか

しかし、どれだけマニュアルを守っていても、ミスコミュニケーションは起きるものです。説明不足の問題は先に触れましたが、それ以外に起こり得るのが単語レベルの問題です。

今では古くて使われていない専門用語を使っていたり、英語圏に存在しない和製英語を使っていたために、連絡が滞ることがあります。これに気づけば、問題は解決されたも同然ですが、柔軟性がないと事態は変わりません。

例えば、A という専門用語が通じていない気配があるのに、「この業界にいて A を知らないはずがない!絶対知っているはずだろ!」と頑なに A を使い続けても仕方ありません。 A にこだわりたいのであれば、A 以外の B や C などを使って A の意味を説明するか、まったく別の言葉を使う。あるいは、目的を達成するための別ルートを考えるべきでしょう。目に見えない、言葉も違う相手とコミュニケーションをとるには、しなやかさも必要です。

大事なのは「思い」を伝えること

レベルが上がれば、自分からアプローチもできます。サイトさえあれば、海外の会社にコンタクトをとって働きかけることも可能です。大企業のプロジェクトであろうと、零細企業同士のコラボであろうと、一緒に仕事をしたい気持ちと情熱の伝わるメールを送れば、返事は来るときはあります。

メールなら面識のない相手にいきなり電話するよりも効果的ですし、何よりもコネクションや第三者を介さなくても直接連絡がとれます。ぜったい成功する保証はありませんが、熱意が伝わればレスポンスはあるので、駄目元でチャレンジする意義はあるでしょう。

最初は、相手に通じるメールを書くことで一杯一杯になるでしょう。しかし、英文メールを書くことに慣れるにつれて、日本のビジネス敬語に匹敵する礼儀正しさも出せるようになります。

特に英語が好きな人は、通じるだけで満足せずに、どんどん向上していけるよう頑張って下さい。仮に今すぐ結果に繋がらなかったとしても、将来的には価値あるスキルの一つとなることでしょう。

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